Problema e simplă: ai de angajat o singură persoană, iar candidații apar pe rând, într-o ordine pe care nu o poți controla. După fiecare interviu, trebuie să decizi dacă faci o ofertă sau mergi mai departe. Dacă refuzi un candidat, nu te mai poți întoarce la el. Știi cum se compară cu cei pe care i-ai văzut deja, dar nu ai de unde să știi dacă următorul va fi mai bun.
Aceasta este, pe scurt, problema secretarei, o dilemă matematică studiată de statisticieni și economiști. Prima publicare cunoscută a problemei în forma sa modernă datează din 1960, în rubrica lui Martin Gardner din revista Scientific American (Ferguson, 1989).
Îți sună cunoscut? Dacă mai cauți, riști să pierzi un candidat bun. Dacă te oprești prea devreme, s-ar putea să nu afli niciodată ce ai ratat. Este dilema oricărui recruiter sau hiring manager doar că matematica oferă o strategie surprinzătoare pentru a o aborda.
Imaginează-ți că vrei să închiriezi un apartament. Ai de vizitat mai multe locuințe, ofertele bune dispar repede, iar dacă refuzi una, nu ai garanția că vei mai avea ocazia să o închiriezi. Cum decizi când să te oprești din căutat?
Matematica propune o strategie în doi pași.
Mai întâi, explorezi: Analizezi primele aproximativ 37% dintre opțiuni fără să alegi niciuna. Scopul este să înțelegi ce înseamnă o ofertă bună în raport cu bugetul și criteriile tale.
Apoi, alegi: După această etapă, accepți prima ofertă care este mai bună decât toate cele pe care le-ai văzut până atunci.
Să presupunem că ai 10 apartamente de vizitat. Nu poți analiza exact 37% dintr-un apartament, așa că pragul optim este de aproximativ 3 locuințe. Le vizitezi pe primele trei fără să alegi vreuna, apoi cauți prima locuință care le depășește pe toate cele văzute anterior.
În aceste condiții, ai aproximativ 40% șanse să alegi cel mai bun apartament dintre toate cele 10. Nu este o garanție, ci probabilitatea rezultată din modelul matematic.
Și partea interesantă? Pe măsură ce numărul opțiunilor crește, proporția optimă de explorare se apropie de 37%. Rezultatul rămâne aproximativ același chiar dacă ai de ales dintre milioane de variante.
Strategia este cunoscută drept regula celor 37% și este o aproximare a unei soluții matematice bazate pe constante.
În viața reală, nu știi întotdeauna câte apartamente vor apărea pe piață. În astfel de situații, o variantă înrudită este regula bazată pe (1/e), aproximativ 36,8%, asociată cu lucrările matematicianului F. Thomas Bruss (Bruss, 1984).
Imaginează-ți că îți propui să cauți un apartament timp de 30 de zile. Într-un model simplificat, ai putea folosi aproximativ primele 11 zile pentru explorare, apoi ai putea alege prima ofertă care o depășește pe cea mai bună întâlnită până atunci.
Atenție, însă: acesta este un model teoretic, nu o regulă universală pentru căutarea unei locuințe. Funcționează pe baza unor ipoteze despre apariția și evaluarea opțiunilor. În realitate, ofertele nu apar neapărat într-un ritm constant, iar proprietarii nu sunt obligați să te aștepte.
Totuși, ideea de bază rămâne valoroasă: înainte să alegi, ai nevoie de un reper care să te ajute să distingi între o opțiune bună și una care doar pare bună pentru că este prima.
Dacă ai ajuns până aici, probabil te-ai gândit deja cum ai putea aplica strategia într-un proces de recrutare. La prima vedere, pare simplu: evaluezi primii candidați, îți calibrezi așteptările și apoi îl alegi pe primul care îi depășește pe toți cei văzuți anterior.
Dar recrutarea reală este mai complicată decât un exercițiu matematic. Sunt cel puțin două diferențe importante.
1. Candidații nu sunt opțiuni pe care le poți pune pur și simplu deoparte.
Aplicată literal, regula ar presupune să nu alegi niciunul dintre primii aproximativ 37% dintre candidați, chiar dacă întâlnești pe cineva foarte potrivit pentru rol.
În recrutare, această abordare poate fi costisitoare. Un candidat valoros poate primi între timp o altă ofertă, iar amânarea unei decizii bune doar pentru a respecta o formulă nu are întotdeauna sens.
În plus, fiecare candidat are o experiență proprie în procesul de recrutare. Comunicarea întârziată sau lipsa unui răspuns afectează percepția despre companie și poate influența employer branding-ul.
Așadar, folosește etapa inițială pentru a-ți calibra criteriile, nu pentru a respinge automat candidații care apar primii. Evaluează-i consecvent și comunică-le deciziile la timp.
2. Ai tendința să te oprești prea devreme.
Cercetările experimentale privind deciziile de oprire a căutării arată că oamenii nu urmează întotdeauna strategia optimă și pot încheia căutarea înainte de momentul potrivit (Seale și Rapoport, 1997).
În recrutare, acest lucru se poate întâmpla ușor. Apare un candidat care impresionează la primul interviu, echipa se entuziasmează, iar oferta pleacă înainte ca recrutorul să fi înțeles suficient de bine piața sau să fi evaluat toți candidații deja aflați în proces.
Problema nu este că alegi primul candidat bun. Problema este că uneori nu ai stabilit dinainte ce înseamnă „bun” și ajungi să iei decizia pe baza impresiei de moment.
Ai nevoie de criterii clare și de un proces care să te ajute să compari dovezi concrete, nu doar impresii.
Un detaliu esențial al problemei secretarei este că decizia devine mult mai simplă dacă poți păstra toate opțiunile disponibile până la final. În acel caz, ai putea compara candidații și l-ai alege pe cel mai bun dintre toți cei evaluați.
În recrutare, nu poți presupune că fiecare candidat va aștepta până când termini toate interviurile. Dar poți organiza procesul astfel încât să ai o imagine cât mai clară asupra opțiunilor disponibile și să nu pierzi informații importante pe parcurs.
Cu site-ul de cariere și instrumentele de gestionare a aplicanților din Busy Bee, candidaturile ajung într-un singur loc, în loc să fie împrăștiate prin inbox-uri, mesaje și fișiere Excel.
Poți urmări parcursul fiecărui candidat, poți adăuga note și poți păstra la vedere informațiile relevante pentru decizie. Astfel, când vine momentul să compari candidații, nu trebuie să te bazezi exclusiv pe memorie sau pe impresia lăsată de ultimul interviu.
Busy Bee nu alege candidatul în locul tău și nu elimină incertitudinea din recrutare. Îți oferă însă un proces mai clar și mai ușor de urmărit, care te ajută să iei decizii informate.
1. Definește criteriile înainte de primul interviu.
Stabilește ce competențe sunt obligatorii, ce reprezintă un avantaj și ce dovezi cauți pentru fiecare criteriu. Dacă ai nevoie de un designer, de exemplu, decide dinainte cum vei evalua experiența relevantă, capacitatea de rezolvare a problemelor și colaborarea cu echipa.
Astfel, nu îți schimbi ștacheta de la un interviu la altul doar pentru că un candidat te-a impresionat.
2. Folosește primii candidați pentru calibrare.
Primele interviuri te ajută să înțelegi cum arată piața în raport cu cerințele tale. Compară profilurile întâlnite cu așteptările inițiale și ajustează criteriile dacă descoperi că sunt nerealiste.
Nu amâna automat un candidat foarte bun doar pentru că a aplicat devreme. Dacă îndeplinește criteriile esențiale și ai suficiente dovezi pentru a lua o decizie, nu trebuie să aștepți un anumit număr de interviuri doar de dragul formulei.
3. Compară consecvent, nu intuitiv.
Folosește aceleași criterii pentru toți candidații și notează exemplele concrete care susțin evaluarea. O grilă de interviu sau un sistem simplu de scorare te poate ajuta să observi diferențele relevante dintre candidați și să reduci influența impresiilor de moment.
4. Stabilește un termen realist pentru decizie.
Un proces fără un termen clar se poate prelungi la nesfârșit. Stabilește de la început un calendar realist pentru recrutare și comunică-l persoanelor implicate.
Nu trebuie să intervievezi un număr prestabilit de candidați dacă ai deja suficiente informații pentru a identifica o persoană potrivită. În același timp, nu te grăbi să faci o ofertă doar pentru că primul candidat pare promițător.
Alege termenul cu grijă. În modelul matematic, opțiunile sunt disponibile conform unor ipoteze simplificate. În recrutare, un candidat bun are și alte oportunități, iar o decizie amânată prea mult poate însemna o ofertă pierdută.
Ține cont de complexitatea rolului, de disponibilitatea candidaților și de timpul necesar evaluării. Caută echilibrul dintre o decizie bine fundamentată și un proces suficient de rapid pentru a nu pierde oamenii potriviți.
Regula celor 37% nu îți spune pe cine să angajezi. Îți amintește însă ceva important: o decizie bună nu înseamnă nici să alegi primul candidat care te impresionează, nici să cauți la nesfârșit unul mai bun.
Înseamnă să știi ce cauți, să compari consecvent și să recunoști momentul în care ai suficiente informații pentru a decide.
Iar când ai un proces clar și toate candidaturile într-un singur loc, decizia nu mai trebuie să depindă de memorie, grabă sau intuiție.
Cu Busy Bee, poți gestiona aplicanții într-un singur loc și poți urmări mai ușor fiecare etapă a recrutării. Încearcă gratuit și construiește un proces în care deciziile sunt mai clare, iar candidații nu se pierd pe drum.
La Busy Bee, am construit un ATS special pentru companiile mici și mijlocii, care vor să recruteze mai deștept, nu mai greu. Platforma noastră te ajută să îți construiești un site de cariere atrăgător și să gestionezi aplicațiile ca o albină șefă: cu grijă, eficiență și o doză sănătoasă de organizare.
👉 Intră în stupul nostru digital și descoperă cât de ușor poate fi recrutarea. Află de ce să alegi Busy Bee și creează-ți acum propriul tău site de cariere. 🐝
